Quantas vezes já pensaste que não tens tempo?

Quantas vezes já pensaste que não tens tempo para fazer algo que te apetece fazer? Provavelmente muitas mais do que gostarias. No entanto, não é que não “tenhamos tempo”, simplesmente não o estamos a gerir bem. É verdade que existem momentos pontuais em que não temos tempo para fazer tudo e, como tal, deixamos algumas tarefas de lado, mas se este é o teu dia-a-dia, já não é um momento pontual, mas sim a tua rotina diária. Chagando a este ponto, perguntamo-nos se estamos a gerir bem as 24 horas do dia ou se precisamos de fazer alterações.

O primeiro aspeto a ter em consideração é que não se trata de uma questão de tempo, mas sim de prioridades. Isto é difícil de aceitar, uma vez que arranjamos mil e uma desculpas para nós próprios. No entanto, pode ser um primeiro passo necessário para a nova organização.

Para aceitar isto, basta mudar a nossa linguagem, a forma como falamos para nós próprios. Pode começar com este pequeno truque: em vez de dizer que não tens tempo para ir ao ginásio ou para ler um livro, reformula a frase e diz “neste momento, ir ao ginásio e cuidar da minha saúde não é prioritário para mi”, porque isso é o que está realmente a acontecer. Desta forma, irás perceber quais são as tuas prioridades e quanto tempo lhes estás a dedicar. Se descobrires que estás a dispensar muito tempo em coisas que não são a tua prioridade (por exemplo, trabalhar muitas horas para ganhar mais dinheiro, quando a tua prioridade é ser saudável), terão que ser feitas alterações.

No conhecido livro de Stephen Covey “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes “, descreve-se a matriz de gestão do tempo que Eisenhower desenvolveu e que atualmente ainda é utilizada como modelo. Nesta matriz devem ser colocadas as diferentes tarefas realizadas ao longo do dia, de acordo com a sua importância e urgência. As tarefas importantes são as que nos ajudam a alcançar os nossos objetivos a longo prazo e as tarefas urgentes são as que requerem atenção imediata.

No quadrante 1 estarão as tarefas urgentes e importantes, que são as tarefas que devem ser realizadas largando tudo. Por exemplo, poderão ser a preparação de uma reunião urgente ou a avaria inesperada do frigorífico e a necessidade de comprar um novo. O quadrante 2 contém tarefas que importantes para alcançar os seus objetivos, mas que são mais flexíveis no tempo. Ou seja, são tarefas importantes que podem ser realizadas a longo prazo. Poderão ser tarefas tais como preparar uma apresentação de trabalho para 2 semanas mais tarde ou fazer exercício físico. Desta forma, a longo prazo, poderei realizar um bom trabalho ou ter uma saúde melhor. A estas tarefas deveríamos atribuir o máximo de tempo possível, caso contrário acabarão por se tornar tarefas importantes e urgentes e, por conseguinte, iremos fazê-las à pressa. O quadrante 3 contém tarefas urgentes, mas de menor importância. O melhor seria delegar estas tarefas para se poder dar prioridade às tarefas importantes não urgentes. O quadrante 4 contém tarefas que não são importantes nem urgentes, pelo que tentaremos não as realizar ou minimizá-las tanto quanto possível. Aqui poderemos colocar tarefas que realizamos diariamente, tais como ver televisão ou o nosso telemóvel.

De acordo com esta divisão de tarefas, as pessoas produtivas serão as que passam a maior parte do seu tempo a realizar tarefas do quadrante 2, reduzem o tempo que dedicam ao quadrante 1 e não se preocupam com os quadrantes 3 e 4. Porquê? As tarefas do quadrante 2 permite-te viver a vida ativamente, antecipando-te e não fazendo tudo à pressa com tarefas pendentes. Adicionalmente, são as que te levarão a alcançar os teus objetivos, o que te fará sentir-te realmente satisfeito.

Assim, agora que sabe isto, elabora a tua matriz colocando todas as tarefas ou atividades que realizas durante um dia, e calcula quanto tempo dedicas a cada uma delas. Quando a matriz estiver pronta, analisa-a e pensa no que queres mudar e aquilo a que queres dedicar mais tempo. Com esta valiosa informação, apenas te falta planear como irás fazer a partir de agora.

Como podes ver, gerir melhor o teu tempo é apenas uma questão de prioridades. Revê as tuas e consegue aproveitar melhor as 24 horas de cada dia.